Авансовый отчет и давность чеков

Чек подотчетного лица в позднем периоде

Авансовый отчет и давность чеков</span>» width=»300″ height=»225″ class=»alignleft size-medium» /></p><p>Срок, в течении которого можно принять чек от сотрудника, оплатившего услуги подотчетными деньгами. Кто должен установить срок выдачи под отчет наличных денег сотруднику — читайте в нашей статье.</p><p><strong>Вопрос: </strong>В течении какого времени можно принять чек от сотрудника, оплатившего услуги или товары подотчетными деньгами? Например, чек от ноября 2013г сотрудник принес в авансовом отчете за январь 2014г.</p><p>Правила использования подотчетных сумм</p><p><strong>Ответ: </strong>Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм.</p><p>Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги.</p><p>А если срок руководителем не установлен, авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.</p><p>В вашем случае правомерность принятия расходов по чеку за ноябрь зависит от того, какой срок для возврата подотчетных денег установлен в вашей организации.</p><p>Еще читайте: Подотчетные суммы: значение, порядок выдачи и расходования в 2020 году</p><p><strong>Обоснование </strong></p><h3> Кому и сколько можно выдать денег под отчет</h3><p><strong>Кому можно выдать деньги под отчет</strong></p><p>Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).</p><p> Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.</p><p>* Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.</p><p><strong>Заявление на выдачу подотчетных сумм</strong></p><p>В коммерческих организациях</p><p>Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.</p><blockquote class=

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению* (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится.

Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г.

№ А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.* Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег

Когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен. Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)

Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.

По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил* (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Главбух советует: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/9490-chek-podotchetnogo-litsa-v-pozdnem-periode

Авансовый отчет: что можно принять к учету

Авансовый отчет и давность чеков</span>» width=»300″ height=»201″ class=»alignleft size-medium» /></p><p> Выдача средств организацией лицу, находящемуся с ней в трудовых отношениях, — стандартная бизнес-практика. Деньги, которые компания при участии бухгалтерии передает под отчет, сопровождаются документацией, подтверждающей их целевое использование. Документы тщательно рассматриваются контролирующими органами.</p><p> Главный вопрос, волнующий сотрудников, ответственных за авансовый отчет: как бухгалтеров, так и подотчетных лиц — что можно принять к учету? Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными.</p><p> Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно.</p><p> В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:</p><ol><li>Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.</li><li>Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.</li><li>После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.</li><li>Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки.<p> Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.</li><li>Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации.</p><p> Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.</li><li>Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.</li></ol><h3>Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?</h3><p> Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся.</p><p> По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:</p><ul><li>чек ККТ;</li><li>пассажирские билеты, посадочный талон;</li><li>товарные чеки/накладные;</li><li>квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.</li></ul><p> На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.</p><ol><li><b>Составленные на иностранном языке документы необходимо переводить на русский. </b> Переводу подлежит не вся информация, указанная в документе, а только та, которая имеет существенное значение для учета.</li><li><b>Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на выходные дни или праздники?</b> Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.<p> Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией.</p><p> Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.</li><li><b>Организация самостоятельно может разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.</p><p> </b> Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем.</p><p> Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.</p></li><li><b>Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.<p> </b>Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется. Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.</li></ol><h3>Кассовые и товарные чеки — как их принимать?</h3><p> Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.</p><p> К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения. Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).</p><p> Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов. В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах. 1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года. Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.</p><p>Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:<b><br /></b></p><p></p><ul><li>наименование организации;</li><li>ИНН;</li><li>заводской номер ККТ;</li><li>порядковый номер чека;</li><li>дата и время покупки (оказания услуги);</li><li>стоимость покупки (услуги);</li><li>признак фискального режима.</li></ul><p> По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов. Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки. Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО). Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:</p><ul><li>порядковый номер за смену;</li><li>дата, время и место (адрес) осуществления расчета; </li><li>наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;</li><li>идентификационный номер налогоплательщика;</li><li>применяемая при расчете система налогообложения;</li><li>признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;</li><li>наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;</li><li>сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;</li><li>форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;</li><li>должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);</li><li>регистрационный номер контрольно-кассовой техники;</li><li>заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;</li><li>фискальный признак документа;</li><li>адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;</li><li>абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;</li><li>адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;</li><li>порядковый номер фискального документа;</li><li>номер смены;</li><li>фискальный признак сообщения.</li></ul><p> Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@). Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:</p><ol><li>наименование документа;</li><li>дата составления документа;</li><li>наименование экономического субъекта, составившего документ;</li><li>содержание факта хозяйственной жизни;</li><li>величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;</li><li>наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;</li><li>подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.</li></ol><p> Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании. В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:</p><ul><li>отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;</li><li>когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);</li><li>отсутствует дата составления;</li><li>не заполнены графы «количество», «цена товара»;</li><li>отсутствует подпись продавца.</li></ul><p> Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры. Вид и содержание счетов-фактур регламентируют ст.169 НК и постановление Правительства РФ №914 (от 2 февраля 2000).</p><h3>Командировка: что можно учесть?</h3><p> Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:</p><ul><li>билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;</li><li>подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;</li><li>документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;</li><li>страховые полисы на поездку;</li><li>документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;</li><li>документы об оплате получения виз.</li></ul><p> В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:</p><ul><li>наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;</li><li>наименование фрахтовщика;</li><li>дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;</li><li>стоимость пользования легковым такси;</li><li>фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.</li></ul><p> В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.</p><h3>Подведем итоги</h3><p> Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.</p><p> На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.</p><p>С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing.</p><p> В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по кадровому учету и расчетам с сотрудниками.</p><ol><li><p>Авансовый отчет: что можно принять к учету</p></li></ol><p>В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и даете свое согласие БДО Юникон на обработку Ваших персональных данных в соответствии с «Политикой АО «БДО Юникон» в отношении обработки персональных данных». Я согласен</p><p>Источник: <code>https://bdorus.ru/press/publications/avansovyy_otchet_chto_mozhno_prinyat_k_uchetu_/</code></p><h2>Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами</h2><p><img alt=Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Как оформить авансовый отчет по чекам

Авансовый отчет и давность чеков</span>» width=»300″ height=»199″ class=»alignleft size-medium» /></p><p>Каждый сотрудник, получивший на руки подотчетные средства от компании, например, на закупку необходимых расходных материалов или на деловую поездку должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.</p><p> В это отчете не только отражены, но и подтверждены все совершенные сотрудником траты на нужды компании.</p><p> Бухгалтер обязан проверить, действительно ли эти траты соответствуют нуждам компании, после чего сохранить отчет и приложенные к нему первичные документы.</p><p>В качестве подтверждающих документов могут выступать:</p><ul><li>кассовый чек;</li><li>товарный чек;</li><li>документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);</li><li>бланк строгой отчетности;</li><li>товарная накладная;</li><li>счет-фактура;</li><li>квитанция к ПКО.</li></ul><p>Самые распространенные приложения к авансовому отчету – это чеки — кассовый и товарный.</p><p> В некоторых случаях чеки могут быть предоставлены в электронном виде, например, если покупка была совершена в интернет-магазине.</p><p> Предоставлять оригинал в этом случае не требуется, хватит и распечатанного из электронной почты подтверждающего документа – это прописано в пункте 5 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.</p><h3>Какие данные должны содержаться в кассовом и товарном чеках?</h3><p>Согласно требованиям законодательства, в подтверждающих расходы первичных документах должны быть указаны:</p><ul><li>наименование документа;</li><li>порядковый номер за смену;</li><li>дата, время, место проведения операции;</li><li>наименование организации;</li><li>ИНН, система налогообложения;</li><li>признак расчета;</li><li>перечисление товаров/услуг и их стоимость;</li><li>формат оплаты товаров/услуг;</li><li>ФИО продавца;</li><li>реквизиты кассового аппарата;</li><li>порядковый номер документа;</li><li>адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;</li><li>QR-код.</li></ul><p><strong>Если кассовый чек не содержит перечисление товаров, то для авансового отчета его недостаточно, и в таком случае его необходимо дополнить товарным чеком, который детализирует покупку.</strong></p><p>Кстати, кассовый чек подвержен быстрому выцветанию, поэтому лучше сразу сделать его копию или сохранить фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.</p><p>Товарный чек не имеет стандартной формы, однако должен содержать все обязательные реквизиты для первичных документов, кроме номера и печати – они необязательны. Даже если в документе присутствует ошибка, принять его к учету можно. Однако перед этим рекомендуется отправить запрос на сайт или адрес продавца товара/услуги, чтобы уточнить, действительно ли представленный документ выдан им.</p><p><strong>При одновременной подаче кассового и товарного чеков их даты и суммы должны полностью совпадать.</strong></p><h3>Как оформить авансовый отчет по чекам?</h3><p>В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.</p><p><iframe title=

В форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:

  • информация о подотчетном лице;
  • сумма выданных под отчет средств;
  • информация о предыдущем авансе;
  • цель получения аванса;
  • бухгалтерские пометки.

На лицевой стороне отчета указываются вышеперечисленные сведения — ее может заполнять как сам сотрудник, так и специалист бухгалтерского отдела. Обратную сторону авансового отчета по чекам должен заполнить сотрудник — на ней под номерами перечисляются  подтверждающие документы, их реквизиты, израсходованные суммы.

Далее к отчету прикладываются все подтверждающие расходы документы.Внесенные в авансовый отчет данные необходимо внимательно проверять, так как закравшиеся ошибки могут стоить компании и непосредственно руководителю штрафа и доначисления НДФЛ и взносов.

Сократить ошибки может помочь заполнение авансового отчета по чекам по образцу, а навсегда исключить — заполнение авансового отчета в электронном виде.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники-бизнес процесса работают в единой онлайн среде в любое удобное время и из любой локации.

Большая часть информации в авансовом отчете уже заполнена по умолчанию, а то, что нужно внести подсвечено красным цветом.

Для подтверждения расходов сотруднику необходимо просто сфотографировать свои чеки и приложить к отчету онлайн, а для отправки отчета на проверку — кликнуть кнопку «Отправить».

Таким образом бухгалтерия всегда получает от сотрудников только 100%-правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все проводки по ним формируются автоматически. Функционал приложения также позволяет даже не распечатывать документ, чтобы его завизировать — сделать это можно с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников – подотчетных лиц, бухгалтерии, руководителей, многократно упрощая и ускоряя его.

5 главных преимуществ облачного приложения Hamilton Авансовый отчёт

  1. Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
  2. Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
  3. Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
  4. Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
  5. Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Источник: https://hamiltonapps.ru/kak-oformit-avansovyy-otchet-po-chekam/

Срок Давности Чеков Для Авансового Отчета 2020

Авансовый отчет и давность чеков</span>» width=»300″ height=»247″ class=»alignleft size-medium» /></p><p>После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия. 19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет.</p><p>В соответствии с пп. 140.1.7 НКУ в состав расходов плательщика налога включаются расходы на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком, в пределах фактических расходов командированного лица.</p><p>наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события; подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.</p><p>Об этом и поговорим. В числе гарантий, предусмотренных ст. Подотчетные суммы – это финансы, которые могут расходоваться для хозяйственных нужд и производственных потребностей, на оплату услуг или командировок. Расчеты с подотчетными лицами Довольно часто компаниями приходится сталкиваться с необходимостью оплачивать те или иные расходы наличными.</p><h3>Срок давности чеков для авансового отчета</h3><p>Кроме того, сможете ли вы принять к вычету «входной» НДС, зависит о вида первичных документов. Давайте посмотрим, какие документы работник должен приложить к авансовому отчету. Работник купил мелочевку в магазине.</p><p>Расскажем, по каким правила нужно составлять авансовый отчет и как его проверить. А также напомним, какие документы вместе с отчетом должен представить работник. Форму документа можно разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее.</p><h3>Срок давности чеков по авансовому отчету</h3><p>Компаниям и индивидуальным предпринимателям часто требуется выдать сотруднику средства под отчет: то нужно купить канцтовары, то оплатить госпошлину, приобрести мебель, отправить корреспонденцию, заказать печати и так далее. Список можно составить внушительный.</p><p><iframe title=

Хоть операция и популярная, но нарушения закона при оформлении выдачи денег возникают нередко. Требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Срок давности чеков для авансового отчета 2020

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения.

> > > Налог-налог 14 января 2020 строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок.

Авансовый отчет и давность чеков

Ранг: Светоч мысли Регистрация: 7/6/2013Сообщений: 2,737Благодарностей: 1,900Откуда: Одесса Lumix пишет: marinesko пишет: -Latka-, спасибо, до сегодня делала также.но вот прочитала одну консультацию и как молотком по голове ) Интересно, что это за консультация такая? Сбросьте почитать, пожалуйста.

От себя добавлю, что похоже за неделю оформлять чеки в одном ав.

отчете, ничего нет страшного, главное, если Вы на общей системе, до конца года верните директору всЁ, чтобы эти суммы не стали в доход Ранг: Светоч мысли Регистрация: 3/14/2012Сообщений: 3,938Благодарностей: 2,720Откуда: Харьков Вставлю свой пятак… 1.

Сотрудник может приложить к авансовому отчёту чеки за любые даты… Никем и ничем это не запрещено. Лишь бы по чекам в один день от одного поставщика не было больше 10 тыс. и было связано с хоз.

деятельностью… А если у меня водитель дальнобойщик… и из поездки возвращается через три недели, а топливо покупает за наличные типа свои… И какая же у него в таком случае физическая возможность отчитаться день в день? 2. О предельных сроках компенсации ему этих расходов есть даже письмо Миндоходов.

Бухгалтерские и юридические услуги

Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива. В данной ситуации работник отчитывается за получение наличных (их водитель не получает).

Покупка ГСМ. Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

Это видео недоступно

— Новая редакция Налогового кодекса РФ. Источник: https://is.gd/HQHpL0— Штрафы за отсутствие онлайн-ККТ, возможно отложат еще на год. Источник: https://is.

gd/jTelRaСпециальное предложение от Моё дело и Эвотор — https://www.moedelo.org/landingpage/e. — Минтруд разрабатывает проект производственного календаря на 2020 годИсточник: https://is.

gd/fnNbaf— Статистика по блокировке расчетных счетов

Источник: https://is.gd/aJjLHO

Источник: https://lawyer99.ru/kadastrovaya-nedvizhimost/srok-davnosti-chekov-dlya-avansovogo-otcheta-2019

Advokat25
Добавить комментарий